Functionaliteit overzicht
De functionaliteit van een nieuwe software applicatie is als een puzzel met veel puzzelstukjes die na enige tijd allen op de juiste plaats vallen. Om een indruk te geven van wat er met het pakket mogelijk is, volgt hier een opsomming van de functionaliteit. Het is echter ondoenlijk om alles op te sommen, maar het geeft u, naar wij hopen, een inzicht in de mogelijkheden.
Journyx Timesheet biedt enorm veel functionaliteit, maar het pakket wordt zodanig geinstalleerd dat de meeste opties 'uit' staan. Dit biedt u de mogelijkheid om snel te beginnen en langzamerhand, al naar gelang de kennis van het pakket toeneemt, functionaliteit in te schakelen. Het pakket is dan ook erg flexibel en gebruikersvriendelijk, achter elke pagina is helptekst geplaatst die uitlegt wat de mogelijkheden zijn van de diverse instellingen op het scherm.
Neem contact op met ons als er iets is wat u mist of als u nadere informatie wilt hebben!
Inhoudsopgave
| Functionaliteit | Details | Schermprints |
| 1. Inrichtingsmogelijkheden | Meer info » | 1 2 3 |
| 1.1 Kies de tijdsperiode op het invoerscherm | Meer info » | 1 2 |
| 1.2 Bepaal het aantal te gebruiken kolommen voor specificatie | Meer info » | 1 2 3 4 5 6 7 |
| 1.3 Gebruik verschillende invoerschermen (bijv. per afdeling) | Meer info » | |
| 1.4 Uren-, onkosten- en kilometeradministratie afzonderlijk te gebruiken | Meer info » | 1 2 3 |
| 1.5 Voeg tekst en hyperlink toe aan het invoerscherm | Meer info » | 1 2 3 4 |
| 1.6 Maandkalender op scherm t.b.v. eenvoudige navigatie | Meer info » | 1 2 3 |
| 1.7 Afschermen compleet ingevulde sheets | Meer info » | 1 2 |
| 1.8 Automatisch versturen van e-mails | Meer info » | 1 2 3 |
| 1.9 Meerdere personen aan te wijzen als 'approvers' | Meer info » | 1 2 3 |
| 1.10 Verlof aanvragen (goedkeuren of afkeuren) en verlof afhandeling | Meer info » | 1 2 3 |
| 1.11 Password vergeten afhandeling | Meer info » | 1 |
| Functionaliteit | Details | Schermprints |
| 2. Projecten (kolommen) | Meer info » | |
| 2.1 Per kolom instellen wie waar toegang toe heeft | Meer info » | 1 |
| 2.2 Goedkeuring gerealiseerde uren (en/of onkosten en km) per project | Meer info » | 1 |
| 2.3 Vrije velden (zelf gededfinieerde velden) per kolom | Meer info » | 1 |
| 2.4 Automatische telling bij een kolom | Meer info » | 1 |
| 2.5 Optionele vrije tekst kolom | Meer info » | 1 |
| 2.6 Projectnotities | Meer info » | 1 2 |
| Functionaliteit | Details | Schermprints |
| 3. Gebruiker | ||
| 3.1 Veel gebruikte entries automatisch herhalen | Meer info » | 1 2 3 |
| 3.2 Bepaal het aantal lege invoerregels op het invoerscherm | Meer info » | 1 2 3 |
| 3.3 Beperk het aantal te selecteren projecten | Meer info » | 1 2 3 |
| 3.4 Rapportages | Meer info » | 1 2 3 4 |
| 3.5 Wijzig password | Meer info » | 1 |
| 3.6 Overzicht van alle timesheets | Meer info » | 1 |
| 3.7 Overzicht resterend aantal vakantieuren | Meer info » | 1 |
| Functionaliteit | Details | Schermprints |
| 4. Autorisatie | Meer info » | |
| 4.1 Autorisatierollen | 1 | |
| 4.2 Toegang tot projecten en taken | ||
| 4.3 Afschermen zelf gedefinieerde velden | ||
| 4.4 Eisen stellen aan password | 1 | |
| 4.5 Hosting maakt gebruik van een https-verbinding |
| Functionaliteit | Details | Schermprints |
| 5. Rapportage | Meer info » | |
| 5.1 Standaard rapportgenerator | 1 2 3 4 | |
| 5.2 Stel rapportages ter beschikking aan anderen | ||
| 5.3 Eindgebruiker ziet alleen eigen ingevoerde gegevens | ||
| 5.4 Standaard koppeling met Excel | ||
| 5.5 Systeemoverzichten t.b.v. de applicatiebeheerder | ||
| 5.6 Statusoverzicht alle timesheets | 1 |
1. Inrichtingsmogelijkheden
Het invoerscherm bestaat uit 2 delen, het linker gedeelte is voor de specificatie van de kosten (om aan te geven op welk project en welke activiteiten tijd, onkosten of kilometers moet worden geboekt), het rechtergedeelte is bedoeld om de kosten te specificeren (in tijd, onkosten of kilometers). Er zijn maximaal 4 kolommen beschikbaar (en een vrije tekstkolom, meestal 'Commentaar' genoemd). Wilt u minder kolommen gebruiken dan kunt u instellen dat de niet-gebruikte kolommen niet worden weergegeven op het scherm. De periode (in de schermprint wordt een 7-daagse periode gebruikt, van maandag t/m zondag) kunt u zelf instellen (zie 1.1.).
1.1 Kies de tijdsperiode op het invoerscherm
U kunt kiezen uit verschillende perioden (de default periode is een weekperiode) waarbij u kunt aangeven op welke dag een periode start (de default startdag is zondag, u kunt dit eenvoudig wijzigen in maandag):
- Wekelijkse periode; 7 dagen.
- 2-wekelijkse periode: 14 dagen.
- Semi-maandelijks; u geeft aan op welke dag de maand moet worden gesplitst. Bijvoorbeeld: U kiest voor het 1e gedeelte van de maand de dagen 1 t/m 14, het 2e gedeelte van de maand is dan vanaf de 15e dag t/m de laatste dag van de maand.
- Maandelijks: de periode beslaat een volledige kalendermaand.
- Vast aantal dagen.
1.2 Bepaal het aantal te gebruiken kolommen voor specificatie
Denk goed na over de structuur (projectstructuur en aantal kolommen) die u wilt gaan gebruiken. Ook het aantal taken of activiteiten binnen een project is belangrijk. Tot op welk niveau wilt u rapportages? Vaak geldt dat hoe meer keuzes er zijn voor een medewerker, des te meer fouten worden gemaakt bij het invoeren. Het is dan onduidelijk voor de medewerker waar hij nu precies wat op moet schrijven. Bovendien wekt het irritaties op als je door enorm grote lijsten met beschikbare taken moet bladeren voordat je de bestede tijd kunt invullen. Binnen Journyx Timesheet is dit ook weer af te vangen, zo kan per individu worden ingesteld wat hij kan selecteren. Echter hoe meer zaken je per individu gaat regelen hoe drukker de beheerder het heeft.
Het is dus van belang om een goede mix te kiezen zodat het werken met het systeem zowel voor de eindgebruiker als de medewerker minimale inspanning vereist.
Structuur kolommen
Kolom 1 is de belangrijkste kolom. Deze kolom bepaalt wat er in de overige kolommen kan worden geselekteerd (zie schema). De kolom wordt over het algemeen project genoemd en is verder onder te verdelen in een oneindig aantal subprojecten. Vervolgens worden dan aan de subprojecten taken en/of activiteiten gekoppeld (zie schema).
Een voorbeeld
In dit schema is de projectstructuur: Per afdeling een onderverdeling in klanten en binnen de klanten een onderverdeling van projecten die voor de betreffende klant worden uitgevoerd. Een project kan vervolgens worden ingedeeld per projectfase. Per projectfase kan een medewerker vervolgens een taak, subtaak en aanvullende info selekteren. Zo zijn er veel varianten mogelijk. U kunt bijvoorbeeld in dit schema de klant onderverdeling verwijderen. Uw structuur wordt dan projecten binnen een afdeling.
4 kolommen beschikbaar
In totaal zijn er 4 kolommen beschikbaar voor de specificatie van de tijd. Het hangt af van uw administratie hoeveel kolommen u nodig heeft.
Stel dat u de 1e kolom gebruikt voor projecten, de 2e kolom voor de taken binnen het project, de 3e kolom gebruikt u om aan te geven of iets facturabel of niet facturabel is en de laatste kolom gebruikt u om te specificeren of overwerk van toepassing is (bijv. 'Reguliere werktijd' is de default waarde, maar medewerkers kunnen ook kiezen uit de waarden "18:00-08:00", "Weekend/Feestdag"). Let wel, dit is slechts een voorbeeld. Het al dan niet facturabel zijn van een taak of project kan ook worden vastgelegd bij de project- en/of taakdefinitie.
Wilt u alleen 2 kolommen gebruiken, bijvoorbeeld "Project" en "Taak" dan is dat geen enkel probleem, de kolommen die u niet gebruikt kunt u verwijderen van het invoerscherm. Een schermvoorbeeld met
4 kolommen,
3 kolommen,
2 kolommen en
1 kolom. Het laatste schermvoorbeeld gebruikt u als u genoeg heeft aan vastlegging op projectniveau. Eventuele nadere specificatie kunt u kwijt in de commentaar kolom.
1.3 Gebruik verschillende invoerschermen (bijv. per afdeling)
Het is mogelijk om binnen uw organisatie met verschillende invoerschermen te werken. Zo kunt u bijvoorbeeld voor de afdeling Sales een invoerscherm met 2 kolommen definieren en voor de afdeling Development 3 kolommen. Niet alleen het aantal kolommen kan verschillen ook de kolomnamen kunnen per scherm worden aangepast (op het scherm voor de afdeling Sales definieert u bijvoorbeeld de kolomnamen 'Klant' en 'Sales activiteit' en op het scherm voor de afdeling Development 'Project', 'Taak' en 'Subtaak').
1.4 Uren-, onkosten- en kilometeradministratie afzonderlijk te gebruiken
Journyx Timesheet bestaat uit 3 geintegreerde administraties die u los van elkaar kunt gebruiken. Wilt u bijvoorbeeld alleen de urenadministratie gebruiken dan is dat zonder meer mogelijk. Wilt u ook de onkosten per project vast leggen (bijvoorbeeld hardwarekosten, reiskosten, lunch of dinerkosten, licentiekosten enz.) dan kunt u dit realiseren m.b.v. de onkostenadministratie. In het 'Total Cost Report' ziet u dan in 1 overzicht alle kosten m.b.t. een project, zowel in tijd als in geld. In de onkostenadministratie kunnen ook bestanden worden gekoppeld (bijv. pdf files of images van nota's). Zo heeft u alle informatie bij de hand!
Op het invoerscherm worden de administratie gescheiden m.b.v. een tabblad. In de betaalde versie van Journyx Timesheet kunt u de tabbladen van de administraties verwijderen die u niet gebruikt.
Klik hier voor een schermprint van het
tijd invoerscherm, het
onkosten invoerscherm en het
kilometrage invoerscherm. De schermen hebben de 1e kolom gemeen (kolom 'Project'), de overige kolommen worden per soort scherm gedefinieerd.
1. 5 Voeg tekst en hyperlink toe aan het invoerscherm
U kunt zelf (al dan niet in html opgemaakte) tekstregels toevoegen aan het invoerscherm. Er is ruimte onder en boven de invoervelden. In de toolbar kunt u ook een hyperlink plaatsen dat bijvoorbeeld verwijst naar uw intranet of naar specifieke zelf gemaakte instructies pagina's.
1. 6 Maandkalender op scherm t.b.v. eenvoudige navigatie
Aan de linkerzijde van het invoerscherm kan een 'toolbar' worden weergegeven. De toolbar kan de volgende informatie bevatten: gebruikersinformatie (zoals naam en autorisatie), een maandkalender om snel een timesheet voor een bepaalde periode te openen, een overzicht van de (status van) verlofaanvragen en een overzicht van de status van alle timesheets van een gebruiker. De toolbar kan gedeeltelijk of in zijn geheel worden 'ingeklapt'.
1.7 Afschermen compleet ingevulde sheets
U kunt Journyx Timesheet zo instellen dat een gebruiker zijn sheet ter goedkeuring kan aanbieden als alle gegevens zijn ingevoerd. Een manager of administrateur kan vervolgens controleren of er geen rare zaken zijn ingevuld en de sheet goed- of afkeuren. Een timesheet dat eenmaal door een gebruiker ter goedkeuring is aangeboden kan niet meer worden gewijzigd. Pas als de daarvoor geautoriseerde persoon de sheet heropent (of afkeurt) kan de gebruiker de gegevens op het scherm wijzigen. Dit heeft als voordeel dat er, zonder medeweten of toestemming van bepaalde personen, geen gegevens achteraf zo maar kunnen worden gewijzigd door de gebruiker.
Heeft u niet echt een persoon of meerdere personen in dienst die timesheets gaan goedkeuren, dan is het toch verstandig om het goedkeuringsmechanisme te activeren. De applicatiebeheerder kan namelijk timesheets in bulk goedkeuren zodat hier weinig tijd aan verloren gaat en u toch verzekerd bent dat ingevoerde data niet kan worden gewijzigd.
1.8 Automatisch versturen van e-mails
Journyx Timesheet kan automatisch e-mails met informatie versturen aan de gebruikers. U kunt de volgende e-mails activeren:
- informeer de medewerker dat zijn of haar timesheet is afgekeurd.
- informeer de medewerker dat zijn of haar timesheet is goedgekeurd.
- informeer de persoon die goedkeurt dat er een timesheet ter goedkeuring is aangeboden.
- informeer de persoon die goedkeurt dat er een timesheet opnieuw ter goedkeuring is aangeboden (na een eerdere afkeuring van de timesheet).
- informeer de medewerkers om de periode af te sluiten (bijv. een vriendelijke herinnering op vrijdagmiddag).
- informeer de medewerkers die te laat zijn met het aanbieden van hun timesheet.
- informeer de manager van de medewerker dat de betreffende medewerker te laat is met het inleveren van de timesheet.
- informeer de backup goedkeurder dat en een timesheet ter goedkeuring is aangeboden als de primaire goedkeurder de timesheet niet afhandelt binnen een bepaalde termijn.
De tekst van elke e-mail kunt u naar wens aanpassen en u kunt ervoor zorgen dat er een hyperlink in de e-mail wordt geplaatst dat verwijst naar de betreffende timesheet.
1.9 Meerdere personen aan te wijzen als 'approvers'.
Als u wilt dat perioden van medewerkers worden afgesloten in de urenadministratie (de medewerker kan dan niet zo maar de ingevulde timesheets wijzigen) dan schakelt u het goedkeuringsproces in. Dit resulteert in een knop op het tijdinvoerscherm waarmee de medewerker de periode kan afsluiten (aanbieden ter goedkeuring) zodra alle uren zijn ingevuld. Approvals kunnen worden ingeschakeld op periode niveau en/of op projectniveau. Projectleiders accorderen de uren die geschreven zijn op projecten waarvoor zij verantwoordelijk zijn en een manager accordeert bijvoorbeeld de gehele periode.
Ook is het mogelijk om meer dan 1 approver aan te wijzen (meerdere levels van accorderen en om backup approvers te definieren die de accordering uitvoeren op het moment dat de primaire approver(s) niet tijdig accorderen (bijv. vanwege ziekte).
U kunt het accorderingsproces bijvoorbeeld gebruiken om de klant uren te laten accorderen van uw medewerkers. Aan de klant kent u dan alleen approver rechten toe voor bepaalde projecten waardoor u mogelijk het administratieve proces van het tekenen van urenbriefjes kunt vereenvoudigen. In Journyx Timesheet wordt precies geregistreerd wanneer een sheet is aangeboden ter accordering en wanneer en door wie de sheet is geaccordeerd.
Project accordering
Naast de accordering voor de gehele timesheet is het mogelijk om per project accordering toe te passen. Project accordering verloopt parallel aan de gehele timesheet accordering.
Ook hier is het mogelijk om meerdere approvers toe te wijzen alsmede backup approvers en aparte e-mail instellingen.
1.10 Verlof aanvragen (goedkeuren of afkeuren) en verlof afhandeling
Een medewerker kiest de dagen waarop de aanvraag betrekking heeft en stuurt deze ter accordering door naar de manager. Er kan worden ingesteld dat er automatisch e-mails worden verstuurd ('Persoon X vraagt verlof aan', 'Manager Y heeft de aanvraag goedgekeurd' etc.). De uren worden automatisch op de betreffende dagen ingevuld (eventueel pas na accordering). Deze aanvraag functionaliteit hoeft niet alleen te worden gebruikt voor verlof, ook voor bijvoorbeeld (tand-)artsbezoek kan dit gebruikt worden. Het is ook mogelijk om bijvoorbeeld ook de secretaresse of de telefoniste op de hoogte te stellen dat men er op een bepaalde dag niet is.
1.11 Password vergeten afhandeling
De 'ik ben mijn password vergeten' afhandeling kan via e-mail worden afgehandeld om de applicatiebeheerder te ontlasten van deze taak.
2. Projecten (kolommen)
Er zijn maximaal 4 kolommen beschikbaar om de kosten nader te specificeren. U kunt ervoor kiezen om niet alle kolommen te gebruiken (u wilt bijvoorbeeld alleen 2 kolommen gebruiken bijv. Project en Taak/Activiteit). Niet gebruikte kolommen kunt u van het scherm 'verwijderen'.
De inhoud van de kolommen, de te selecteren waarden, bepaalt u zelf.
2.1 Per kolom instellen wie waar toegang toe heeft
In Journyx Timesheet bepaalt u welke kolomwaarden door een eindgebruiker kunnen worden geselecteerd. U bepaalt:
- Tot welke projecten (waarden in kolom 1) iemand toegang heeft.
- Tot welke waarden (taken, activiteiten) in de overige kolommen (kolommen 2, 3 en 4) iemand toegang heeft.
- En welke waarden (kolommen 2, 3 en 4) kunnen worden geselecteerd bij een project (kolom 1).
Zo kunt u bijvoorbeeld regelen dat een medewerker alleen die projecten te zien krijgt waar hij aan werkt en alleen op die taken of activiteiten kan schrijven die tot zijn functie behoren. Zo kan het dus zijn dat meerdere personen toegang hebben tot een project maar op verschillende taken hun tijd schrijven (bijvoorbeeld: de projectleider kan alleen tijd schrijven op 'Projectleiding', de ontwikkelaars alleen op 'Ontwikkelen', 'Testen' en 'Technische Documentatie' en de ontwerpers op 'Analyse' en 'Testen'). Of u kiest ervoor om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op de juiste projecten tijd kunnen schrijven en toegang hebben tot alle taken die bij het project zijn gedefinieerd (alle projectmedewerks kunnen dan kiezen uit 'Projectleiding', 'Ontwikkelen', 'Testen', 'Technische Documentatie', 'Analyse' en 'Testen'). Het laatste voorbeeld gebruikt u bijvoorbeeld als medewerkers verschillende rollen in een project vervullen.
U kunt de toegang zo instellen dat uw medewerkers op het gewenste niveau direct binnen komen. Zo kunt u instellen dat een medewerker die zijn of haar tijd wil gaan invullen, eerst de klant moet selecteren, vervolgens het project en eventueel de projectfase, waarna de taak kan worden geselecteerd (te vergelijken met Windows verkenner, klik op het '+' om steeds verder te zakken in de folderstructuur). U kunt echter ook instellen dat uw medewerker direct een project selekteert. De medewerker komt dan binnen op het 'laagste' niveau waarna uit een van de bij dat project horende taken kan worden geselekteerd. U kunt het zodanig instellen dat u ofwel de boomstructuur van de projecten presenteert ofwel de projectcode (met of zonder omschrijving).
Zie voor meer informatie m.b.t. kolommen: '1.2 Bepaal het aantal te gebruiken kolommen voor specificatie'.
2.2 Goedkeuring gerealiseerde uren per project
Naast het goedkeuring op de volledige timesheet (zie 1.7 Afschermen compleet ingevulde sheets)) kunt u ook ervoor zorgen dat er op projectniveau gegevens moeten worden goedgekeurd (bijvoorbeeld door de projectleiders van de betreffende projecten). De goedkeurders kunnen de geschreven tijd (of onkosten of gemaakte kilometers) van een werknemer in detail bekijken en goed- of afkeuren. Ook hier geldt dat er meerdere goedkeurders kunnen worden opgegeven, automatisch e-mails worden verstuurd en back-up goedkeurders kunnen worden aangewezen indien de primaire goedkeurder niet binnen een vastgelegde tijd de goedkeuring afhandelt.
2.3 Vrije velden (zelf gededfinieerde velden) per kolom
U kunt voor elke kolom en voor het user record vrije velden definieren. Deze vrije velden worden niet op het invoerscherm van een gebruiker getoond maar worden alleen gebruikt bij rapportages. Stel u definieert bij de gebruiker de vrije velden 'afdeling', 'manager', 'leverancier inhuur', bij de kolom Project het vrije veld 'projectleider' en bij de kolom Taak het vrije veld 'facturabel/niet facturabel'. U kunt dan zeer snel rapportages maken: Totaal aantal uren per afdeling, per manager, per afdeling//project, afdeling/project/facturabel/niet facturabel etc. Zeker in combinatie Excel (draaitabellen worden automatisch voor u aangemaakt) is de gewenste informatie zeer snel te verkrijgen.
2.4 Automatische telling bij een kolom
Met behulp van 1 van de kolommen kunt u totaal tellingen automatisch bijhouden. Het totaal aantal beschikbare uren wordt dan automatisch verlaagd zodra er uren op worden geboekt. In dit voorbeeld wordt een totaal telling bijgehouden voor de taak 'Vrij/Vakantie' maar u kunt dit voor elke taak definieren. U stelt aan het begin van het jaar het aantal beschikbare vakantieuren per medewerker vast en voert dat in. Zodra een medewerker uren boekt op bijv. 'vakantie/vrij' wordt het aantal ingevoerde uren automatisch van het totaal aantal beschikbare uren afgetrokken. De medewerker kan op het invoerscherm precies zien hoeveel vakantieuren er nog beschikbaar zijn (en via de standaard rapportage zien op welke dagen hij reeds vakantie uren heeft opgenomen).
2.5 Optionele vrije tekst kolom
Er is een kolom beschikbaar waarin vrije tekst kan worden opgeslagen (maximaal 255 karakters, meer tekst kan worden opgeslagen als een project notitie (onbeperkt)). Hier kan een medewerker bijvoorbeeld commentaar invullen.
2.6 Projectnotities
Er zijn een aantal mogelijkheden om commentaar of notities toe te voegen aan uw geboekte uren. Korte tekst (tot 255 karakters) past in het commentaarveld dat als een kolom op het beeldscherm kan worden gepresenteerd (in de hier gebruikte schermvoorbeelden worden 3 kolommen gebruikt: Project, Taak en Commentaar). Wilt u echter grotere hoeveelheden tekst kwijt dan zijn projectnotities beschikbaar.
3. Gebruiker
3.1 Veel gebruikte entries automatisch herhalen
Regels waarop tijd is geboekt (gebruiker heeft een project en de daarbij horende taak geselecteerd en tijd geboekt) kunnen automatisch worden herhaald in de periode erna. Het voordeel hiervan is dat een gebruiker niet eerst opnieuw het project en de taak hoeft te selecteren maar direct tijd kan schrijven. Het herhalen van reeds gebruikte project/taak combinaties kan zelf worden ingeschakeld door de gebruiker waarbij hij tevens kan bepalen welke regels moeten worden herhaald (regels van maximaal 4 voorgaande perioden kunnen worden herhaald. Standaard staat de herhaalperiode op 1).
3.2 Bepaal het aantal lege invoerregels op het invoerscherm
Een gebruiker kan zelf bepalen hoeveel blanko invoerregels op het invoerscherm moeten worden gepresenteerd. In de schermprints is in eerste instantie 3 blanko invoerregels gedefinieerd maar dat is hier gewijzigd in 8 blanko regels. Een gebruiker kan, via het tabblad 'Preferences', zelf allerlei instellingen wijzigen.
3.3 Beperk het aantal te selecteren projecten
Gebruikers kunnen het aantal projecten waaruit geselecteerd kan worden, beperken. Dit is bijvoorbeeld handig als de gebruiker toegang heeft tot een groot aantal projecten maar in de komende perioden slechts voor enkele projecten werkzaam is. De selectie wordt dan eenvoudiger aangezien er slechts uit een klein aantal projecten kan worden geselecteerd op het invoerscherm.
In dit voorbeeld is nog geen filter toegepast, de gebruiker kan alle projecten selecteren waarvoor hij/zij is geautoriseerd (in dit voorbeeld 10 stuks). Op dit scherm is te zien hoe de gebruiker de filter instelt, waarna alleen de gefilterde projecten zichtbaar zijn in het selectieveld.
3.4 Rapportages
Er wordt een rapportgenerator meegeleverd met Journyx Timesheet waarmee u snel overzichten kunt maken. Eenmaal gedefinieerde overzichten kunnen naar andere gebruikers gekopieerd worden. In alle rapportages geldt dat de persoon alleen die data te zien krijgt waarvoor hij/zij is geautoriseerd. Gebruikt u ook Microsoft Excel? Dan kunt u gebruik maken van draaitabel overzichten. De draaitabellen worden automatisch voor u aangemaakt door Journyx Timesheet. Er vindt ook autorisatie op de gegevens plaats. Zo ziet bijvoorbeeld een eindgebruiker alleen zijn eigen data en een manager alle data van al zijn medewerkers.
Hier volgen een aantal schermprints van de rapportgenerator. In dit scherm wordt het rapportagemenu getoond. Standaard wordt er een groot aantal overzichten meegeleverd. Als we klikken op de 'Create' knop om een nieuw overzicht aan te maken dan verschijnt het volgende scherm. Bij de definitie van een overzicht wordt aangegeven over welke periode men het overzicht wil draaien (bijvoorbeeld een vaste periode zoals een dag, week, maand of een jaar of men is verplicht om een start- en einddatum in te vullen zodra men het overzicht opstart). Men kan filters toepassen op het overzicht, bijvoorbeeld alleen bepaalde projecten, taken of gebruikers. Na het toepassen van eventuele filters en het subtotalen, bepaalt men welke velden op het overzicht moeten worden afgedrukt.
3.5 Wijzig password
De beheerder kan allerlei eisen stellen aan het password zoals de frequentie waarop het password gewijzigd moet worden en uit welke tekens het mag of moet bestaan. De eindgebruiker kan zelf het password aanpassen.
3.6 Overzicht van alle timesheets
Een eindgebruiker kan op eenvoudige wijze alle sheets bekijken. Van elke sheet kunnen de details worden bekeken en de geschiedenis van de betreffende sheet (wanneer is het aangemaakt, wanneer is het ter goedkeuring aangeboden, door wie is het goed-of afgekeurd etc.).
3.7 Overzicht resterend aantal vakantieuren
Met behulp van 1 van de kolommen kunt u totaal tellingen automatisch bijhouden. Het totaal aantal uren wordt dan automatisch verlaagd zodra er uren op worden geboekt. In dit voorbeeld wordt een totaal telling bijgehouden voor de taak 'Vrij/Vakantie' maar u kunt dit voor elke taak definieren.
4. Autorisatie
4.1 Autorisatierollen
Autorisatie rollen bepalen tot welke functionaliteit en welke data iemand toegang heeft. Standaard wordt er een aantal autorisatie rollen meegeleverd (vanaf administrator t/m end user, waarbij geldt dat een administrator overal toegang heeft en een end user een beperkte toegang heeft).
In de betaalde versie van Journyx Timesheet kunt u zelf rollen definieren. Gebruikt u bijvoorbeeld de onkosten- en/of de kilometrageregistratie niet, of wilt u dat in uw organisatie eindgebruikers geen rapportages mogen maken of wijzigen dan kunt u dit eenvoudig regelen via een 'eigen' rol. Onderstaand schermvoorbeeld toont een gedeelte van de standaard rollen met de daarbij horende autorisatie.
4.2 Toegang tot projecten en taken
Toegang tot projecten en taken (de waarden in de kolommen) wordt geregeld via groepen waarbij geldt dat een groep van alles kan zijn (bijvoorbeeld een afdeling, een bepaalde functiegroep, of alle personen die toegang moeten hebben tot de taak 'Zwangerschapsverlof' of 'Zorgverlof'). Objecten (projecten, taken, gebruikers etc.) kunnen in meerdere groepen worden geplaatst.
4.3 Afschermen zelf gedefinieerde velden
Bij de definitie van een vrij veld geeft u aan welke autorisatierollen het betreffende veld mogen zien in de rapportages. Zo kunt u eventuele 'gevoelige' gegevens alleen beschikbaar stellen voor managers, de eindgebruiker kan het veld niet selecteren bij de definitie van een overzicht.
4.4 Eisen stellen aan password
De applicatiebeheerder bepaalt welke eisen er worden gesteld aan de passwords. Zo kunt u het minimaal aantal karakters definieren waaruit het password moet bestaan, wanneer de gebruiker het password moet wijzigen en welke tekens er verplicht zijn.
4.5 Hosting maakt gebruik van een https-verbinding
Naast het downloaden van de software en de installatie op een eigen server kunt u er ook voor kiezen voor SaaS (Software as a Service). De software wordt voor u geinstalleerd op een server van Journyx. De installatie, het maken van backups, het installeren van patches en upgrades worden voor u uitgevoerd en de beschikbaarheid van de toepassing is gegarandeerd. U heeft dus het technische beheer uitbesteed. De verbinding met uw gegevens geschiedt altijd via een HTTPS-verbinding. HTTPS is een uitbreiding op het HTTP-protocol met als doel een veilige uitwisseling van gegevens. Bij gebruik van HTTPS wordt de data versleuteld, waardoor het voor een buitenstaander, bijvoorbeeld iemand die afluistert, onmogelijk zou moeten zijn om te weten welke gegevens verstuurd worden.
5. Rapportage
5.1 Standaard rapportgenerator
Er wordt een rapportgenerator meegeleverd met Journyx Timesheet waarmee u snel overzichten kunt maken. Eenmaal gedefinieerde overzichten kunnen naar andere gebruikers gekopieerd worden. In alle rapportages geldt dat de persoon alleen die data te zien krijgt waarvoor hij/zij is geautoriseerd. Gebruikt u ook Microsoft Excel? Dan kunt u gebruik maken van draaitabel overzichten. De draaitabellen worden automatisch voor u aangemaakt door Journyx Timesheet. Er vindt ook autorisatie op de gegevens plaats. Zo ziet bijvoorbeeld een eindgebruiker alleen zijn eigen data en een manager alle data van al zijn medewerkers.
Hier volgen een aantal schermprints van de rapportgenerator. In dit scherm wordt het rapportagemenu getoond. Standaard worden er een groot aantal overzichten meegeleverd. Als we klikken op de 'Create' knop om een nieuw overzicht aan te maken dan verschijnt het volgende scherm. Bij de definitie van een overzicht wordt aangegeven over welke periode men het overzicht wil draaien (bijvoorbeeld een vaste periode zoals een dag, week, maand of een jaar of men is verplicht om een start- en einddatum in te vullen zodra men het overzicht opstart). Men kan filters toepassen op het overzicht, bijvoorbeeld alleen bepaalde projecten, taken of gebruikers. Na het toepassen van eventuele filters en het subtotalen, bepaalt men welke velden op het overzicht moeten worden afgedrukt.
5. 2 Stel rapportages ter beschikking aan anderen
De definitie van een overzicht kunt u eenvoudig met anderen delen. U kunt de definitie eenvoudig verspreiden onder uw medewerkers (of verstrekken aan bepaalde personen). Zo kunt u ervoor zorgen dat bijvoorbeeld de afdruk van een timesheet bij alle medewerkers identiek eruit ziet (bijv. een timesheet moet worden afgedrukt zodat de klant zijn handtekening kan plaatsen). Of u zorgt ervoor dat alle medewerkers een standaard overzicht krijgen waarop staat aangegeven op welke dagen men verlof heeft genomen. De medewerker kan een toegezonden overzicht selecteren uit de lijst met standaard overzichten.
5.3 Eindgebruiker ziet alleen eigen ingevoerde gegevens
Voor elk overzicht geldt dat de medewerker alleen die data ziet waarvoor hij is geautoriseerd. Stel dat u als applicatiebeheerder een overzicht definieert en geen filters toepast. Als u, als administrator, het overzicht draait ziet u alle informatie van alle gebruikers. Een manager die hetzelfde overzicht draait, ziet zijn eigen data en de data van zijn medewerkers. Een eindgebruiker die het overzicht draait, ziet alleen zijn eigen ingevoerde gegevens.
5.4 Standaard koppeling met Excel
In de betaalde versie kunt u de optie 'Cube reports' kiezen. Zodra u deze optie kiest wordt de data automatisch overgeheveld naar Microsoft Excel waarbij voor u een draaitabel wordt gemaakt. Zo kunt u op eenvoudige wijze voor elk niveau de gewenste informatie tonen. Wilt u een overzicht van het aantal gerealiseerde uren per project, per project onderverdeeld per taak, per project met een splitsing in facturabele en niet-facturabele uren, per afdeling? Geen enkel probleem, met een paar muisklikken toont u dergelijke informatie.
5.5 Systeem overzichten t.b.v. de administrator
Met behulp van de systeemoverzichten kan de administrator de inhoud van de stuurtabellen bekijken. Welke projecten zijn er gedefinieerd en in welke groepen zijn ze geplaatst? In welke groepen is een gebruiker geplaatst? Met behulp van de systeemoverzichten is het eenvoudig de relaties tussen de objecten in Journyx Timesheet te overzien.
5.6 Sheet status overzicht
Het sheet status overzicht geeft de status van elke sheet in Journyx Timesheet weer. U kunt de status van alle sheets zien of alleen een overzicht opvragen van de personen die te laat zijn met het invullen van hun timesheet.